Assembleias e Reuniões Digitais e Semipresenciais

07 abr.2021

Neste informe apresentaremos, de forma sintética, as principais regras aplicáveis às assembleias e reuniões digitais e semipresenciais de sociedades anônimas abertas e fechadas, limitadas e cooperativas.

Nos termos da Lei n° 14.030, de 28 de julho de 2020, os acionistas, sócios e cooperados de sociedades anônimas abertas e fechadas, limitadas e cooperativas poderão participar e votar à distância em assembleias e reuniões, nos termos das normas do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) e da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), conforme aplicável.

Sociedades Anônimas Fechadas, Limitadas e Cooperativas

O DREI, por meio da Instrução Normativa nº 81, de 10 de junho de 2020, regulamentou as reuniões e assembleias semipresenciais e digitais de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

As reuniões e assembleias de acionistas, sócios e cooperados poderão ser realizadas de 3 formas: presencial, semipresencial e digital.

Digital é a assembleia ou reunião realizada exclusivamente à distância, sem a possibilidade de participação e voto presenciais. Semipresencial é assembleia ou reunião realizada em local físico e com a possibilidade de participação e voto tanto presencial quanto à distância. Presencial é a assembleia ou reunião realizada em local físico e com a possibilidade de participação e voto exclusivamente presencial.

O contrato social ou estatuto social da sociedade, assim como eventual acordo de sócios ou acionistas, podem regulamentar a convocação, instalação e deliberação das reuniões e assembleias (nas três modalidades) e até mesmo eleger uma ou mais formas de realização dos conclaves, bem como atribuir tal prerrogativa à maioria do capital social ou aos administradores.

O edital de convocação deverá especificar qual será o tipo de reunião ou assembleia a ser realizada.

A participação e a votação à distância, nas assembleias e reuniões semipresenciais e digitais, podem ocorrer por meio de envio de boletim de voto a distância ou atuação remota, devendo a sociedade utilizar sistema eletrônico acessível aos acionistas, sócios ou cooperados, conforme o caso.

As assembleias ou reunião semipresenciais e digitais deverão ser integralmente gravadas, devendo a gravação e os documentos relativos ao conclave (votos, propostas, protestos, entre outros) ser mantidos em arquivo pela sociedade pelo prazo prescricional aplicável à respectiva ação de anulação.

O boletim de voto a distância deve conter: (i) as matérias da ordem do dia; (ii) as orientações sobre seu envio à sociedade; (iii) a indicação dos documentos necessários à comprovação da identidade ou representação do sócio, acionista ou cooperado; e (iv) orientações sobre os requisitos necessários para a validade do voto. A sociedade deverá disponibilizar o boletim de voto a distância para impressão em papel e preenchimento manual.

As matérias da ordem do dia devem ser indicadas no boletim de voto a distância: (i) em linguagem clara, objetiva e imparcial; e (ii) na forma de propostas, com indicação do autor, tendo o acionista, sócio ou cooperado a opção de aprovar, rejeitar ou abster-se. O boletim também poderá fazer referência a documentos disponíveis na internet aos acionistas, sócios ou cooperados em que as propostas estejam mais detalhadas.

O boletim de voto a distância deverá ser enviado pelo acionista, sócio ou cooperado à sociedade com até 5 dias antes do conclave, a qual considerará o voto válido ou indicará a necessidade de retificação no prazo de até 2 dias de seu recebimento. O sócio, acionista ou cooperado poderá retificar seu voto antes de vencido o referido prazo de 5 dias e comparecer à reunião ou assembleia semipresencial e proferir seu voto presencialmente, neste caso, o boletim enviado será desconsiderado.

De acordo com a IN 81, considera-se presente o sócio, acionista ou cooperado: (i) cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; (ii) que registrou sua presença, pessoalmente ou por meio de representante, no sistema eletrônico utilizado pela sociedade; ou (iii) que, no conclave semipresencial, tenha comparecido fisicamente, inclusive por seu representante.

Ainda nos termos da IN 81, as atas das reuniões ou das assembleias semipresenciais ou digitais, assim como os livros societários aplicáveis, poderão ser assinadas isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que também deverão consolidar a lista de presença em documento único.

Embora a IN 81 confira ao presidente e secretário da mesa a prerrogativa de assinarem, isoladamente, a ata da assembleia, o art. 130 da Lei n° 6.404, de 15 de dezembro de 1976, conforme alterada (Lei das SA) – que em princípio não foi alterado pela Lei 14.030 – exige, para sua validade, a assinatura de quantos acionistas bastem para constituir a maioria necessária para as deliberações tomadas na assembleia. Uma forma de conciliar essas normas, viabilizar a realização de assembleias remotas e manter com a maioria acionária o controle sobre o texto da ata, a qual registrará as deliberações aprovadas e, após seu arquivamento na Junta Comercial, produzirá efeitos perante terceiros, seria exigir que ata fosse assinada eletronicamente pelos presentes (tantos quantos bastem para aprovar as deliberações).

O sistema eletrônico utilizado pela sociedade deve garantir: (i) a segurança, confiabilidade e transparência do conclave; (ii) o registro das presenças; (iii) a participação (inclusive de administradores, auditores e advogados, nos termos da Lei) e o voto; (iv) a visualização de documentos apresentados durante a assembleia ou reunião; (v) a entrega e o recebimento pela mesa de manifestações escritas (votos, propostas, protestos, entre outros); e (vi) a gravação integral do conclave.

Aplicam-se às assembleias ou reuniões semipresenciais e digitais as disposições legais e regulatórias – que com elas forem compatíveis – relativas as assembleias e reuniões presenciais. Por exemplo, o presidente da mesa terá o poder, na assembleia semipresencial ou virtual, assim como possui na presencial, de não computar o voto proferido com infração a acordo de acionistas arquivado na sede na companhia, nos termos do art. 118, § 8º, da Lei das SA. Outro exemplo seria a participação de advogado na assembleia ou reunião, não na condição de acionista ou sócio, mas como assessor jurídico de seu cliente, o que lhe é assegurado pelo art. 7º, VI, “d”, da Lei n° 8.906, de 4 de julho de 1994 (Estatuto da Advocacia).

Sociedades Anônimas Abertas

A CVM, por meio da Instrução CVM 622, de 17 de abril de 2020, regulamentou as assembleias exclusivamente digitais e parcialmente digitais de companhias abertas.

Nos termos da Instrução CVM 622, tanto as companhias abertas da categoria A quanto as da categoria B poderão realizar assembleias exclusivamente digitais e parcialmente digitais.

As companhias abertas da categoria A são aquelas autorizadas a negociar quaisquer valores mobiliários. Já as companhias abertas da categoria B estão autorizadas a negociar quaisquer valores mobiliários, exceto ações e certificados de depósito de ações e valores mobiliários conversíveis em ações ou certificados de depósito de ações.

De acordo com a Instrução CVM 622, considera-se que a assembleia é:

(i)         exclusivamente digital quando os acionistas somente podem participar e votar por meio de sistema eletrônico ou boletim de voto a distância; e

(ii)        parcialmente digital quando os acionistas podem participar e votar presencialmente, por meio de sistema eletrônico ou boletim de voto a distância.

Os anúncios de convocação das assembleias deverão conter:

(i)         o percentual mínimo de participação no capital votante necessário à requisição da sistemática de voto múltiplo, caso a assembleia seja destinada à eleição de membros do conselho de administração;

(ii)        informações sobre a forma de realização da assembleia: exclusivamente digital ou parcialmente digital;

(iii)       regras e procedimentos para os acionistas poderem participar e votar à distância;

(iv)       instruções necessárias e suficientes para acesso ao sistema eletrônico de participação e voto a distância, tendo o acionista a opção de simplesmente participar da assembleia (mesmo que tenha enviado voto a distância) ou de participar e votar. Caso o acionista vote remotamente, o boletim de voto a distância enviado à companhia será desconsiderado; e

(v)       na hipótese de a assembleia parcialmente digital, o local de realização da assembleia, que obrigatoriamente deverá ser no mesmo Munícipio da sede da companhia, podendo ocorrer em edifício diverso por motivo de força maior. Em caráter excepcional e mediante justificativa apresentada no edital de convocação, a assembleia poderá ocorrer em outro Município.

A companhia pode solicitar o depósito com 2 dias de antecedência da realização da assembleia dos documentos de identificação do acionista, os quais poderão ser apresentados por meio de protocolo digital. Caso o acionista compareça presencialmente na assembleia, os seus documentos de identificação poderão ser apresentados até o horário estipulado para abertura dos trabalhos, mesmo que não tenham sidos depositados previamente.

O sistema eletrônico utilizado para a realização das assembleias exclusivamente digitais e parcialmente digitais deve assegurar:

(i)         o registro da presença dos acionistas e dos votos por eles proferidos;

(ii)        a comunicação entre os acionistas durante a assembleia;

(iii)       a manifestação pelos acionistas na assembleia;

(iv)       o acesso simultâneo aos documentos apresentados durante a assembleia; e

(v)       a gravação integral da assembleia.

Os administradores, terceiros autorizados a participar (como advogados) e pessoas cuja presença seja obrigatória nas assembleias (como auditores e membros do conselho fiscal) também poderão participar à distância nas assembleias realizadas parcial ou exclusivamente de modo digital.

As companhias poderão transmitir suas assembleias em meios de comunicação de amplo acesso (pelo YouTube, por exemplo).

As atas das assembleias exclusivamente digitais e parcialmente digitais serão assinadas pelo presidente e secretário da mesa. Os acionistas que comparecerem serão considerados presentes e assinantes da ata.

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